21.06.2022

Kako uspješno organizovati događaj za mlade?

Autor: Avokado.rs / Promo

Bilo da je u pitanju festival, konferencija za mlade, ili javno predavanje: za sve događaje je potrebno mnogo napornog rada, naročito ukoliko želite da zabavite mlade posjetioce.

Organizujte događaj uz Evento i ni o čemu od ovih stavki nećete morati da brinete. Međutim, ako ipak želite samostalno da se posvetite organizaciji, obradovaće vas što smo ovu temu istražili i pripremili vam nekoliko savjeta kako da se pobrinete da vaš događaj za mlade protekne glatko i uspješno. Saznajte sve o tome u nastavku teksta!

Prije događaja

Evo koje su najvažnije stavke o kojima treba da mislite pre organizacije događaja. 

Postavite svoje ciljeve

Prije nego što uradite bilo šta drugo, morate da shvatite zašto organizujete događaj. Šta je uzrok ili svrha događaja? To može biti prikupljanje novca ili podizanje svijesti, a može da bude i samo - zabava.

Okupite grupu

Zaista je važno pronaći prave ljude da pomognu. Na primjer, ako se radi o događaju u školi ili na fakultetu, uključite neke učenike ili zaposlene u školi ili na univerzitetu, tako da zajedno sa vama organizuju događaj.

Proširite pretragu kako biste prikupili što više ljudi koji će obećati podršku, širiti vijest i pojaviti se na ovaj važan dan.

Napraviti plan

Da biste na najbolji način iskoristili sve raspoložive resurse, trebaće vam jasan i detaljan plan. Ovo bi trebalo da obuhvati sve što vam padne na pamet, a zatim i više od toga. Na primjer, evo jedne sveobuhvatne ček-liste:

  • Budžet i finansiranje

  • Govornici ili izvođači

  • Tehnička oprema

  • Hrana i piće

  • Sigurnost i bezbjednost

  • Raspored i osoblje

  • Dozvole 

  • Publicitet

  • Parking

  • Osvjetljenje

  • Prevoz do i od mjesta održavanja

  • Toaleti

Što je vaš plan detaljniji, manja je vjerovatnoća da će nešto poći naopako.

Odredite datum događaja

Pokušajte da odredite datume i rokove što je prije moguće i stavite ih u svoj plan. Tada vaša grupa može napraviti neke realne vremenske okvire koji postavljaju kada nešto treba da se uradi.

Razmislite da napravite tematski događaj

Tematski događaj za mladu publiku je mnogo zanimljiviji i zabavniji od običnog događaja. Tematski događaj će omogućiti učesnicima da se u potpunosti uključe u iskustvo i prihvate aktivnost ili izazov kome je posvećen vaš event. 

Kako se to može postići kroz temu?

Tema koja je dobro osmišljena je ona koja stvara interaktivnu, zanimljivu i jedinstvenu priču koja se odvija kako događaj napreduje. Svaki jedinstveni aspekt vaše teme na neki način doprinosi priči vašeg događaja. Ovo osigurava da učesnici zaista učestvuju u vašem događaju, a ne samo da mu prisustvuju.

Tema mora biti utkana u sve aspekte vašeg korporativnog događaja. To možete da ostvarite tako što ćete ohrabriti učesnike da nose odjeću koja je u skladu sa temom, kreirati posebnu plejlistu jedinstvene tematske muzike i birati opcije za dekor koji će odražavati i samu temu vašeg događaja. 

Biće vam zabavnije nego što ste očekivali!

Promovišite događaj

Ako tražite lokalne medije da prate vaš događaj, vrijeme je da ih kontaktirate s pozivnicom! No, osim toga, događaj koji pripremate definitivno treba da promovišete i tamo gdje je najviše mladih - na društvenim mrežama. 

Osmislite zanimljivu i kreativnu kampanju koja će ih privući da prisustvuju događaju i zaintrigirati ih. Koristite sve mreže koje možete - Facebook, Instagram, a svakako i novu opsesiju mlađih generacija - čuveni TikTok

Na dan događaja 

Izvor fotografije: Pixabay

Naravno da će se mnogo toga dešavati tokom događaja i vjerovatno ćete, kao domaćin, biti u konstantnoj žurbi, trudeći se da sve protekne kako treba, ali i da upoznate što više prisutnih. 

Najvažnije što na sam dan događaja treba da radite jeste da dočekujete sve koji učestvuju u organizaciji i koordinišete ih. Na primjer, neko mora dočekati muzičare, pokazati im gdje je planirano mesto za muziku i “naći im se” u slučaju da im bilo šta zatreba. 

Isto važi i za medije, za govornike, za fotografe… Ukratko, za sve koji su ovog dana angažovani s jednim ciljem - da vaš događaj protekne što bolje, a da mladi budu zadovoljni ambijentom i sadržajem koji će ispuniti ovaj dan ili veče.

Osim toga, trudite se da budete što bolji domaćin, da pričate sa gostima, ponudite se i nađete se ukoliko im je nešto potrebno i slično.

Posle događaja

Samo zato što je događaj završen ne znači da je i vaš posao gotov. Posle događaja morate da napravite poteze koji će zatvoriti događaj i osigurati da će sve proći kako treba. Na primjer, važno je da se pobrinete za:

  • Obezbjeđivanje medijske pokrivenosti

  • Formalne zahvalnice prezenterima i govornicima koji su prisustvovali

  • Provjera da li je sve plaćeno

  • Vraćanje ili čišćenje opreme

Na kraju, ali ne i najmanje važno - ne zaboravite da zahvalite svojoj grupi koja vam  je pomogla oko organizacije i da im čestitate na dobro obavljenom poslu. Ako je to u vašem budžetu, pokažite svoju zahvalnost i malim poklonima koji će biti savršena uspomena. Takođe odvojite malo vremena sa svojom grupom da razmislite o tome šta je dobro funkcionisalo i šta bi se moglo poboljšati za sledeći put. 

Ovako ćete postati iskusni i sjajni organizatori!

Srećno!


Izvor naslovne fotografije: Pixabay